Quando si parla di adempimenti intermediari affitti brevi, è fondamentale comprendere quali siano gli obblighi fiscali e operativi per agenzie immobiliari e portali digitali. L’intermediario che facilita la stipula di una locazione breve deve infatti trasmettere i dati all’Agenzia delle Entrate. A questo si somma l’incombenza di agire come sostituto d’imposta, applicando la ritenuta del 21% qualora si incassino i canoni. Per comprendere come questa disciplina si inserisca nel quadro generale, ti invitiamo a leggere il nostro approfondimento sulla cedolare secca affitti brevi.

I tre doveri principali degli intermediari negli affitti brevi

In sintesi, i mediatori sono chiamati a:

• Trasmettere all’Agenzia delle Entrate i dettagli dei contratti gestiti;

• Agire come sostituti d’imposta, applicando una ritenuta del 21% a titolo di acconto sui compensi ricevuti e provvedendo al versamento;

• Fornire al locatore la certificazione delle ritenute effettuate, in conformità all’articolo 4 del D.P.R. 322/1998.

La ritenuta ha sempre natura di acconto

Al fine di semplificare la gestione amministrativa degli adempimenti intermediari affitti brevi, la Legge di Bilancio 2024 ha stabilito che la ritenuta del 21% costituisce sempre un acconto, a prescindere dall’opzione fiscale scelta dal locatore. Di conseguenza, il mediatore non è tenuto a verificare il regime fiscale del cliente, ma opera sempre la trattenuta. Sarà poi il contribuente, in sede di dichiarazione dei redditi, a calcolare l’imposta definitiva (IRPEF o cedolare) e a versare il saldo, dopo aver sottratto l’acconto subito. Tutti i valori dovranno trovare spazio nella dichiarazione.

Gestione degli adempimenti in presenza di più mediatori

Cosa accade quando più intermediari collaborano per la stessa locazione? La normativa stabilisce che i doveri (comunicazione e ritenuta) competono a chi ha ricevuto l’incarico dal locatore, anche nel caso in cui utilizzi canali terzi per velocizzare la ricerca.

Esempio pratico: L’agente immobiliare incaricato deve comunicare e trattenere l’importo, anche se pubblica l’annuncio su una piattaforma digitale come Airbnb o Booking. In questo caso, infatti, la piattaforma supporta il lavoro dell’agente e non del proprietario. L’agente rimane l’unico referente fiscale del locatore. Sarà cura dell’agente informare il portale del proprio ruolo, per evitare duplicazioni di comunicazioni o doppie ritenute.

Riferimento normativo per gli adempimenti degli intermediari negli affitti brevi

Le modalità operative di comunicazione, versamento, certificazione e conservazione sono state definite dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 12 luglio 2017 e successive modifiche. Il testo stabilisce che il mediatore opera sulla base delle informazioni fornite dal locatore. Eventuali inesattezze nei dati ricadono su chi li ha comunicati e non su chi li trasmette in buona fede. Il mediatore può tuttavia esimersi dall’agire qualora riceva la Partita IVA dal cliente per fatturare la provvigione, segnale che l’attività è di natura imprenditoriale e non rientra nelle locazioni brevi.

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I soggetti coinvolti e gli adempimenti degli intermediari negli affitti brevi

I doveri descritti si applicano a tutti i soggetti che svolgono, anche in via non esclusiva, l’attività di mediazione immobiliare e partecipano alla conclusione dell’accordo. Non rileva il canale utilizzato (agenzie fisiche o portali digitali). Rientrano in questo perimetro tutti gli operatori che mettono in relazione domanda e offerta per soggiorni brevi (agenzie, portali turistici, siti di annunci).

Chiarimenti sulla forma giuridica

Le regole si applicano a prescindere dalla veste giuridica del mediatore (ditte individuali, società di persone o di capitali, cooperative, associazioni professionali).

La posizione dei soggetti non residenti

Per chi opera dall’estero, la normativa si articola a seconda della presenza di una sede secondaria o stabile organizzazione:

• Soggetti extra-UE o UE con sede in Italia: seguono le stesse regole dei mediatori italiani.

• Soggetti UE senza sede in Italia: possono gestire le pratiche in autonomia oppure designare un rappresentante fiscale.

• Soggetti extra-UE senza sede in Europa: devono necessariamente nominare un rappresentante fiscale in Italia, scelto tra i soggetti indicati dall’articolo 23 del D.P.R. n. 600/1973.

Responsabilità solidale per gli operatori extra-UE

Qualora un soggetto extra-UE non designi un rappresentante, la legge prevede una tutela per l’Erario: la responsabilità solidale si applica alle società appartenenti allo stesso gruppo residenti in Italia (art. 4, comma 5-bis, D.L. 50/2017).

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La trasmissione dei dati e gli adempimenti degli intermediari negli affitti brevi

I dati da inviare per via telematica all’Agenzia delle Entrate comprendono:

• Nome, cognome e codice fiscale del locatore;

• Durata del contratto;

• Indirizzo dell’immobile;

• Codice Identificativo Nazionale (CIN), introdotto per la tracciabilità delle strutture e per contrastare l’abusivismo;

• Anno di competenza e ammontare del corrispettivo lordo.

Esclusioni dall’obbligo di comunicazione

Non tutti coloro che mettono in contatto le parti sono obbligati all’invio. L’obbligo è vincolato a chi offre supporto tecnico o professionale nella conclusione dell’accordo. Se il mediatore si limita alla sola pubblicazione dell’annuncio e l’accordo avviene direttamente tra le parti, non sussiste alcun obbligo di trasmissione.

Modalità e tempi di invio

L’invio avviene tramite i canali telematici dell’Agenzia delle Entrate. Per volumi elevati è consentito l’invio cumulativo. La scadenza è fissata al 30 giugno dell’anno successivo a quello di stipula. In caso di recesso, l’invio non deve essere effettuato o va rettificato telematicamente se già trasmesso.

La certificazione al locatore

La consegna della certificazione delle ritenute al locatore assolve anche all’obbligo di trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate.

Sanzioni

La mancata o incompleta comunicazione comporta una sanzione da 250 a 2.000 euro, ridotta alla metà in caso di ravvedimento entro 15 giorni dalla scadenza. Gli errori attribuibili a informazioni errate fornite dal locatore non sono sanzionabili.

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La ritenuta sulla somma incassata per gli adempimenti degli intermediari negli affitti brevi

I mediatori che ricevono il pagamento sono tenuti ad applicare una ritenuta d’acconto del 21% al momento del trasferimento delle somme al locatore.

L’eccezione del pagamento con assegno

Se il compenso viene versato tramite assegno intestato direttamente al locatore, il mediatore non deve operare la ritenuta, poiché non ha la materiale disponibilità delle somme.

Base di calcolo della ritenuta

La percentuale del 21% si applica sul totale pagato dal conduttore, compresa la provvigione dell’intermediario, senza l’abbattimento forfettario del 5%. Non sono soggette a ritenuta le somme versate a titolo di cauzione o penale, essendo semplici garanzie.

Pagamenti digitali

Gli intermediari finanziari (banche, istituti di pagamento, Poste) non devono operare la ritenuta, operando solo sul piano tecnico e non come mediatori del contratto.

Immobili con più proprietari

Qualora l’immobile sia intestato a più persone ma il contratto sia firmato da un solo proprietario, la ritenuta verrà certificata esclusivamente a nome di quest’ultimo.

Gestione del recesso

Se il recesso avviene prima della certificazione, le somme possono essere restituite al locatore e recuperate dal mediatore tramite compensazione in F24.

Versamenti e Codice Tributo

Il versamento avviene tramite modello F24 entro il 16 del mese successivo, utilizzando il codice tributo 1919 nella sezione Erario, con la specifica indicazione del mese e dell’anno di riferimento.

Recupero delle eccedenze

Per eventuali importi versati in eccesso si utilizzano i codici tributo 1628 (per lo stesso anno) o 6782 (per l’anno successivo).

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La conservazione dei dati legati agli adempimenti intermediari affitti brevi

La documentazione alla base delle comunicazioni va conservata per il periodo previsto per gli accertamenti fiscali (articolo 43 del D.P.R. 600/1973), ovvero:

• Fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione;

• Fino al 31 dicembre del settimo anno in caso di omessa dichiarazione.

Si raccomanda la conservazione in formato digitale e con backup per facilitare eventuali esibizioni su richiesta dell’Agenzia delle Entrate.

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Sintesi operativa per gli intermediari

Un riassunto schematico degli adempimenti suddiviso per fasi.

Prima della stipula: le verifiche preliminari

• Accertarsi della durata (massimo 30 giorni) e della natura dell’immobile (categorie A1-A11, escluso A10).

• Verificare che locatore e conduttore non agiscano come imprese.

• Richiedere il CIN.

• Escludere locatori con partita IVA.

• Verificare il limite massimo di due appartamenti per le locazioni brevi dal 2026.

Durante la gestione del contratto: la ritenuta

• Applicare la ritenuta del 21% sull’intero corrispettivo (provvigione inclusa se dovuta dal locatore).

• Escludere le cauzioni e le somme gestite tramite assegni diretti.

• Applicare la ritenuta solo al firmatario in caso di più comproprietari.

Versamento mensile delle ritenute

• Versare con modello F24 (codice tributo 1919) entro il 16 del mese successivo.

• Possibilità di compensare eccedenze con i codici 1628 e 6782.

Certificazione e comunicazione annuali

• Rilasciare la certificazione entro il 28 febbraio e la CU entro il 31 marzo.

• Inviare i dati dei contratti entro il 30 giugno dell’anno successivo.

Sanzioni

• Comunicazione omessa, errata o incompleta: da 250 a 2.000 euro (ridotta se corretta entro 15 giorni).

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